ทำไม CEO ต้อง “ประชุมให้น้อยลง” (+เลิกหมกมุ่นกับ PowerPoint)

ประชุมให้น้อยลง
จากผลวิจัย ในแต่ละปี “การประชุมที่ไร้ประสิทธิภาพ” ในสหรัฐอเมริกาสร้างความเสียหายแก่ธุรกิจมากกว่า 37,000 ล้านเหรียญสหรัฐ!

แต่เรารู้ดีว่า การประชุมเป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ คำถามที่น่าถามคือ แล้วเราจะประชุมยังไงให้มีประสิทธิภาพ?… ถามต่อไปอีกขั้นหนึ่ง

“เราจะ “ประชุมให้น้อยลง”…แต่มีประสิทธิภาพขึ้นได้อย่างไร?” มาค้นหาคำตอบบางส่วนจาก CEO ระดับโลกกันครับ

Jeff Bezos | The Two-Pizza Rule

Jeff Bezos บอกว่าด่านแรกของการประชุมคือต้องมีเฉพาะคนที่จำเป็นเท่านั้น เขาออกแบบกฎการประชุมที่โด่งดังไปทั่ว มีชื่อว่า “The Two-Pizza Rule” ในแต่ละการประชุม ควรมีคนไม่มากเกินพิซซ่า 2 ถาดเมื่อแบ่งกันพออิ่มทุกคน 

ซึ่งหากพิจารณาจากถาดพิซซ่าทั่วไป จะพบว่าจำนวนคนในการประชุมที่มีประสิทธิภาพในมุมมองของ Jeff Bezos คือ ไม่ควรเกิน “6-8 คน” นั่นเอง และ 6-8 คนนี้ต้องเป็นคนที่ “เกี่ยวข้อง” กับเนื้องานการประชุมโดยตรงเท่านั้น 

โดยเขามองว่า The Two-Pizza Rule จะช่วยเพิ่ม “ประสิทธิภาพในการประชุมและการมีส่วนร่วม” ได้ดียิ่งขึ้น สอดคล้องกับผลสำรวจจากหลายองค์กรในอเมริกาว่า การประชุมที่มีพนักงานไม่เกิน 10 คน จะได้คะแนนการมีส่วนร่วมอยู่ที่ 42% หากมากกว่านี้คะแนนจะตกลงไปต่ำกว่า 30% เลยทีเดียว 

นอกจากทุกคนจะอิ่มท้อง เอร็ดอร่อย ยังได้ประชุมไปในตัว และด้วยบรรยากาศที่ไม่เป็นทางการ (กินไป-คุยไป) สามารถเพิ่ม Creativity ได้ แต่ละคนมีแนวโน้มออกเสียงระดมความคิดช่วยกันหาทางแก้ปัญหา

นอกจากนี้เมื่อคนไม่มากไป-ไม่น้อยไป ยังไปช่วยลดขั้นตอนขออนุมัติต่างๆ ช่วยให้การ “ตัดสินใจ” รวดเร็วขึ้นในที่สุด

อย่างไรก็ตาม Jeff Bezos ไม่ได้ปฏิเสธการประชุมแบบคนเยอะๆ แต่เขามองว่านั่นเป็นการประชุมที่เหมาะกับการ ‘แจ้งความคืบหน้า’ มากกว่า ซึ่งนานๆ เกิดขึ้นทีได้แต่ไม่ควรเกิดบ่อย

ที่น่าแปลกใจคือ หลายบริษัทสับสนเรื่องนี้ เอาการประชุมที่แจ้งความคืบหน้า(ซึ่งต้องการ ‘ทุกคน’  ในบริษัท) มาใส่ในประชุมแบบระดมความคิด (ซึ่งต้องการแค่ ‘บางคน’  ในบริษัท) 

อีกไอเดียที่ใช้กันใน Amazon เวลา ‘ประชุมทางไกล’ คือ ผู้เข้าร่วมแต่ละคนต้องเขียนโน๊ตล่วงหน้าพร้อมคำอธิบายและแชร์ให้ทุกคนเห็น เมื่อเริ่มประชุม 10 นาทีจะเงียบมากเพราะทุกคนอ่านโน๊ตของแต่ละคนอยู่ จากนั้นถ้ามีข้อสงสัย จะเปิดโอกาสให้สอบถามได้เพียงคนละ 6 นาที ถ้าเกินกว่านั้นต้องไปคุยกันนอกรอบเอง

เวลาประชุมน้อยลง…แต่มีประสิทธิภาพขึ้นจริงๆ

เกร็ดน่ารู้ทางด้านจิตวิทยา

เรื่องการประชุมเราสามารถเชื่อมโยงความรู้จาก Dan Ariely นักเศรษฐศาสตร์ด้านพฤติกรรมชื่อดังของโลกซึ่งเผยว่า ผู้คนมักตกหลุมพรางความพยายามทุ่มเทที่รับรู้ได้ง่ายจากภายนอกจนเผลอมองข้ามคุณค่าที่แท้จริง…แม้แต่ผู้บริหารระดับสูงเองก็ตาม

กล่าวคือ ยิ่งอีกฝ่ายแสดง “ความพยายามทุ่มเท” (Effort) ออกมาให้เห็นมากเท่าไร เรามีแนวโน้มให้คุณค่า(และจ่ายแพง)มากเท่านั้น…โดยลืมคิดไปว่าการกระทำนั้นมี ‘ประสิทธิภาพ’ มากหรือไม่

การประชุมเองก็เช่นกัน ยิ่งเราใช้เวลาประชุมนาน 5 ชม. คุยถกเถียงกันไปมาจนฟ้าสาง เรายิ่งรู้สึกว่าวันนี้เราได้ทำอะไร ได้ขบคิดโต้เถียง ได้วิพากษ์วิจารณ์

แต่ถ้าการประชุมนั้นใช้เวลาเพียง 5 นาที ทุกคนทำการบ้านมาอย่างดี มาถึงพูดเข้าประเด็นจนได้ข้อสรุปแล้วต่างแยกย้ายกลับไปทำงาน หลายคนจะรู้สึก “อ่าว อะไรกัน…ไม่ทันไรจบซะแล้วหรอ”

แต่ที่แน่ๆ คุณใช้ Effort เพียง 30 นาที ในการทำ “แบบประเมินอาชีพ” จาก CareerVisa ซึ่งช่วยให้คุณค้นหาอาชีพในฝัน ทดลองทำโดยได้ผลประเมินเบื้องต้นฟรี! >>>  https://www.careervisaassessment.com/five-shades-assessment-th/

Carlos Ghose | Productive Meeting

อดีต CEO ของ Nissan อีกหนึ่งผู้นำด้านยานยนต์ของญี่ปุ่น ประเทศที่มีวัฒนธรรมเลื่องชื่อด้านการประชุมอันแข็งขัน

เขาเป็นผู้มาเปลี่ยนวัฒนธรรมการประชุมดั้งเดิม(แบบญี่ปู๊นญี่ปุ่น) ที่ใช้เวลานาน เกรงอกเกรงใจ และเมื่อจบประชุมก็มักไม่มีแนวทางเป็นชิ้นเป็นอัน(ไว้ประชุมใหม่รอบหน้า!) 

Carlos Ghose มีทัศนคติว่า “5% คือกลยุทธ์…95% ที่เหลือคือการลงมือปฏิบัติ” โดยการประชุมถูกจัดอยู่ใน 5% ไม่ว่าประชุมจะเลิศเลอแค่ไหน ก็เป็นแค่การพูดคุย เป็นแค่แผนในหัว จึงไม่ควรใช้เวลาเยอะเกินไป

ประชุมให้น้อยลง

การจะทำแบบนั้นได้ ในการประชุมเขาจึงให้ความสำคัญกับ “เวลา” มากๆ จะต้องกำหนดกรอบระยะเวลาให้ชัดเจน ‘จบคือจบ’ ลงรายละเอียดจากใหญ่ไปเล็ก เช่น กรอบเวลาการประชุม 60 นาที แบ่งเป็น 3 ส่วนๆ ละ 20 นาที ส่วนแรกเกี่ยวกับอะไร ใครพูดบ้าง พูดคนละกี่นาที เมื่อจบการประชุม Action Plan จากนี้ต้องเป็นอย่างไร นำเสนอฟีดแบคกลับมาภายในกี่วันๆ

เขามองว่าเมื่อใส่กรอบเวลาลงในรายละเอียดทุกขั้นตอน ทุกอย่างจะดู ‘เคร่งครัด’ ขึ้นเอง ส่งผลให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องจะต้องนำเสนอให้สำเร็จภายในกรอบเวลานั้น เช่น ถ้ามีเวลาแค่ 8 นาที จะออกแบบ PowerPoint ยังไงให้คนเข้าใจง่ายและเร็วที่สุด จะต้องเลือกพูดคีย์เวิร์ดประโยคไหนบ้างที่โน้มน้าวได้ดีที่สุด

เรื่องนี้สำคัญมากโดยเฉพาะเหล่าผู้บริหารระดับสูงที่รับเงินเดือนมหาศาลแต่ละเดือน ถ้าหารออกมาเป็นรายชั่วโมงที่หลายคนต้องมาทิ้งเปล่ากับการประชุมไร้ประสิทธิภาพ…ยังไงก็ไม่คุ้มแน่ๆ

เขายังเลื่องชื่อในการประชุมอันแหวกแนวอื่นๆ  เช่น เรียกรวมผู้บริหารญี่ปุ่นให้มาประชุม แต่แทนที่จะนั่งในห้องออฟฟิศกลับไปยืนอยู่ข้าง…สนามซ้อมแข่งรถที่รถ Nissan ออกรอบอยู่ ได้เห็นสมรรถนะยานยนต์และประชุมไปในตัว

Elon Musk | กฎเหล็ก 3 ข้อ & เลิกหมกมุ่นกับ PowerPoint ซะ

เผื่อใครไม่ทราบ Elon Musk มองตัวเองเป็น ‘วิศวกร’ (ไม่ใช่นักธุรกิจ) และวิศวกรมองเรื่องผลิตภัณฑ์มาเป็นอันดับหนึ่ง

เขาแนะนำในงาน CEO Summit เมื่อปี 2020 ว่า 

“ใช้เวลากับตัวเลขการเงินในกระดาษให้น้อยลง เลิกหมกมุ่นกับความสวยบรรเจิดของ PowerPoint และเอาเวลาไปพัฒนาสินค้าบริการยังจะดีกว่า” 

ประชุมให้น้อยลง

แก่นของ PowerPoint คือการนำเสนอผลงาน…ไม่ใช่สร้างผลงาน

PowerPoint ดีเลิศแค่ไหน ไม่ได้หมายความว่าผลิตภัณฑ์ของเราจะดีตาม

ที่น่าแปลกใจคือ พนักงานหลายคนยอมทุ่มเวลามากมายไปกับการทำ PowerPoint ให้สวยงามเพื่อสร้างความประทับใจให้เหล่าผู้บริหารในห้องประชุม

การทำ PowerPoint ให้สวยงามไม่ใช่เรื่องผิด…แต่บางคนหมกมุ่นจมปลักกับมันเกินไป มากเกินกว่าสินค้าบริการของบริษัทตัวเองเสียอีก

ไม่จำเป็นต้องทำให้สวยหรู แค่เน้นให้นำเสนอได้-สื่อสารได้เป็นพอแล้ว!

นอกจากประเด็น PowerPoint แล้ว Elon Musk ยังมี “กฎเหล็ก 3 ข้อในการประชุม” ที่เขาใช้กับทุกบริษัทที่ดูแลอยู่

1. ปราศจากประชุมใหญ่: “กำจัดประชุมใหญ่ๆ ออกไปให้หมดซะ” Elon Musk เคยพูดด้วยท่าทีแข็งขัน เขาคิดว่าการประชุมแต่ละครั้งไม่ควรเกิน 4-6 คน (น้อยกว่า Amazon ซะอีก)

อีกประเด็นที่น่าสนใจคือ Musk ให้คุณค่าว่าควรจะเชิญใครมาร่วมประชุมดี (Invite List) คนที่มาต้อง ‘เกี่ยวข้องโดยตรง’ ที่สุด ห้ามพ่วงลูกทีมมา ห้ามส่งใครมาแทน

2. ถ้าไม่มีประโยชน์…ออกจากที่ประชุมซะ: ข้อนี้สืบเนื่องจาก Invite List ที่ผิดพลาด-ที่ไม่ถูกคน…ย่อมไม่มีความหมาย เพราะคนนั้นก็จะแช่อยู่ในการประชุมโดยในหัวคิดเรื่องอื่นหรือคิดว่าเมื่อไรประชุมนี้จะเสร็จซะที

Musk บอกว่าถ้าคุณรู้ตัวแล้วว่าไม่ได้ก่อให้เกิดมูลค่าใดๆ ต่อที่ประชุม เดินออก-วางสายจากที่ประชุมนั้นได้เลย โดยที่คุณจะไม่มีความผิดใดๆ ไม่ได้เป็นการเสียมารยาท จงเอาเวลาไปทำงานของคุณที่เกิดมูลค่าให้บริษัทเถอะ

3. ประชุมให้น้อยที่สุด: เมื่อแก้ปัญหางานได้แล้ว ก็ไม่ควรมีประชุมอีกต่อไป เราเข้าร่วมประชุมเพื่อวางกรอบนโยบาย วางแผนกลยุทธ์ เรียงลำดับความสำคัญสิ่งต่างๆ เมื่อระบุชัดเจนแล้ว…ก็ไม่จำเป็นต้องมีประชุมอีก!  

.

.

ทดลองทำ “แบบประเมินอาชีพ” จาก CareerVisa ได้ผลประเมินเบื้องต้นฟรีๆ เพื่อค้นหาอาชีพที่ใช่กันเถอะ >>> https://www.careervisaassessment.com/five-shades-assessment-th/

ยังไม่รู้จะหางานอะไรดี? รีบเข้าไปที่ >>> www.careervisaassessment.com

ทำ Resume แบบมืออาชีพได้ง่ายๆ ที่ >>> https://myrightcareer.net/


อ้างอิง

Author

  • รวบรวมและแลกเปลี่ยนข้อมูลเพื่อการพัฒนานอกกรอบของคนทำงาน

Related   Articles

Bystander Effect
Bystander Effect : สาเหตุที่พนักงานมีความลับแล้วไม่บอกบริษัท
ที่มาของ “ไทยมุง” มัวแต่ยืนดู…แต่ไม่มีใครช่วยสาเหตุที่บริษัทเปลี่ยนแปลงยาก แม้ทุกคนจะรู้หน้าที่พนักงานทุกคนรู้ปัญหาดี แต่ทำไมไม่มีใครพูดเปิดประเด็น?เหตุการณ์น่าเป็นห่วงเหล่านี้มีสาเหตุทางจิตวิทยาเหมือนกันที่เรียกว่า...
Scout Mindset
Scout Mindset : เข้าใจปัญหาด้วยการเฝ้ามองอยู่เงียบ ๆ ห่าง ๆ
เคยสงสัยไหม? ทำไมผู้บริหารบางคนถึงมองปัญหาได้ทะลุปรุโปร่ง “อ่านเกมขาด” ทั้งๆ ที่ดูก็ไม่ได้มีความสามารถเลิศเลอเหนือไปกว่าใคร? แม้ผู้บริหารท่านนั้นไม่ได้มีทักษะพิเศษ...
การประเมินผลการทำงาน
เตรียมตัวให้พร้อม : เคล็ดลับรับมือการประเมินผลการทำงานช่วงสิ้นปีอย่างมืออาชีพ
การประเมินผลการทำงาน คืออะไร?การประเมินผลการทำงาน คือกระบวนการประเมินผลงานของพนักงานอย่างเป็นทางการ โดยจะมีเกณฑ์ตรงกลางที่บริษัทตั้งไว้ และพนักงานจะถูกประเมินโดยหัวหน้างานหรือคนที่เกี่ยวข้องกับตัวเองในการทำงาน...