เพิ่ม Productivity ด้วยสมการสุดคลาสิก : เพิ่ม Output ให้สูงๆ และลด Input ให้ต่ำที่สุด ดูเหมือนง่าย แต่ในชีวิตจริงมันกลับไม่ง่ายขนาดนั้น เพราะทั้ง Output และ Input เกิดจากหลายปัจจัย และไม่ได้ตรงไปตรงมาเสมอไป
.
“Productivity = Output / Input”
พนักงานหนึ่งคนทำงานหนึ่งสัปดาห์ รวม 40 ชั่วโมง เพื่อผลิตสินค้าได้มูลค่า 10,000 บาท ผลิตภาพของเราก็จะอยู่ที่ 10,000/40 หรือ 250 บาทต่อชั่วโมง ในขณะที่เราจ่ายค่าจ้าง x บาทต่อชั่วโมง ปกติคุ้มไม่คุ้ม แต่เดิมก็ดูกันตรงนี้ แต่…Input ที่ใส่ลงไป กลับไม่ใช่แค่เวลาที่ใช้ไป แต่ยังมีอีกหลายส่วนผสมของพนักงานหนึ่งคน
HBR เขียนไว้ในรายงานเกี่ยวกับการ “เพิ่ม Productivity” ในองค์กรใหญ่ไว้อย่างน่าสนใจว่า มีปัจจัย 3 อย่างที่จะทำให้พนักงานสามารถเพิ่มผลิตภาพในงานได้ ได้แก่
- Time : ‘เวลา’ ที่พนักงานคนหนึ่งทุ่มเทให้กับการทำงานชิ้นนั้นในแต่ละวันทำงาน หรือแม้แต่ในวันหยุด โดยไม่มีสิ่งรบกวนจากการสื่อสารออนไลน์ ประชุมที่ไม่เกิดประโยชน์ หรือกระบวนการที่ซ้ำซ้อนเกินความจำเป็น
- Talent : ‘ความสามารถ’ ที่พนักงานใส่ลงไปในงานเต็มที่ ประกอบกันเป็นทีม หรือใช้ในการนำทีมเพื่อสร้าง Output ที่มากกว่าแค่ตัวเลข
- Energy : ‘พลังบวก’ ที่พนักงานหนึ่งคนจะใส่ลงไปในงาน ทุ่มเทให้กับองค์กร ลูกค้า และผู้มีส่วนได้เสียทุกคนได้รู้สึกถึง passion และ motivation ใน Output ที่ออกมา
บริษัทที่บริหารจัดการสามเรื่องนี้ได้ดี ส่งผลให้เพิ่ม Productivity สูงขึ้น 5-8% ในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมา อาทิ กรณีศึกษาของบริษัท Adobe ที่ชิงประกาศว่าจะไม่ lay-off พนักงาน เป็นรายแรกๆของโลก เพื่อสร้างพลังบวกให้กับพนักงานในการโฟกัสกับการทำงานที่บริษัทต่อไป และปล่อยคลิปวิดีโอ “Take Five” อัพเดทสถานการณ์ทางธุรกิจของบริษัททุกสัปดาห์ และมีการแชร์เทคนิคการจัดการชีวิตส่วนตัวและงานระหว่างกัน เมื่อพบว่าพนักงาน burnout จากการทำงานที่บ้าน Adobe ตัดสินใจให้วันลาหยุดพิเศษกับพนักงานในทุกวันศุกร์ที่สามของเดือนให้ไป unplug และ recharge ชีวิต นโยบายเหล่านี้ทำให้เกิดพลังบวกและคะแนนความผูกพันของพนักงานที่มีต่อองค์กรที่สูงขึ้นในช่วงสถานการณ์ที่ยากลำบาก
.
แล้วอะไรบ้างที่จะ “เพิ่ม Productivity” ขึ้นโดยอิงจาก 3 ปัจจัยข้างต้น ? จากงานวิจัยที่ Microsoft จับมือกับ BCG สำรวจหัวหน้างานและพนักงานกว่า 9,000 คนในยุโรป พบว่า มีองค์กรแค่ 15% ที่มีนโยบาย Flexible Workplace ตั้งแต่ก่อนสถานการณ์โควิด แต่ล่าสุดเพิ่มขึ้นเป็น 88% และมีแนวโน้มเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ
ผู้นำในองค์กรสามารถ “เพิ่ม Productivity” ให้เกิดขึ้นได้ด้วย 5 เทคนิคนี้
1) สร้างสภาพแวดล้อมที่ไร้สิ่งรบกวน (Distraction-Free Environment)
ในการจะให้พนักงานทุ่มเทใช้เวลาทำงาน ใส่ความสามารถลงไปในงาน และมีพลังบวกในการทำงานได้ พนักงานจำเป็นต้องมีสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงาน จากการสำรวจพนักงานโดยส่วนใหญ่ที่ไม่มีลูกหรือสัตว์เลี้ยงที่ต้องดูแล พบว่า Productivity เพิ่มขึ้นจากการทำงานที่บ้านด้วยซ้ำ เพราะไม่ต้องถูกรบกวนมากเท่าที่เวลาไปทำงานที่ออฟฟิศใน open environment ไม่ต้องเสียเวลาแต่งตัว และเดินทาง รวมถึงการพูดคุยที่ไม่จำเป็น ดังนั้นบริษัทอาจต้องมีนโยบายช่วยเหลือพนักงานในเรื่องดังกล่าว ที่จะช่วยจัดการกับสิ่งรบกวนต่างๆในการทำงานและให้พนักงานมีสมาธิและทุ่มเทให้กับการทำงานได้เต็มที่มากขึ้น ซึ่งก่อนหน้านี้หลายองค์กรอาจรู้สึกว่ามันเป็นเรื่องส่วนตัวของพนักงาน แต่การทำงานที่บ้านทำให้เรื่องงานกับเรื่องส่วนตัวปะปนกันและส่งผลกระทบซึ่งกันและกันมากขึ้นเรื่อยๆถ้าไม่รีบแก้ไข
2) พัฒนาทักษะการทำงานแบบ Remote (Work Well Remotely)
เพราะไอเดียใหม่ๆและ innovation ในองค์กร ซึ่งเป็น Output ที่องค์กรอยากได้มากที่สุดตอนนี้ในการกอบกู้วิกฤต มักเกิดจากการ brainstorm และ cross-collaboration ร่วมกันในกลุ่มคนที่มีแบคกราวหลากหลาย ดังนั้น โจทย์คือ องค์กรต้องสร้างเครื่องมือที่จะทำให้พนักงานสามารถมี remote collaboration กันในโลกออนไลน์ได้ รวมถึงต้องฝึกให้พนักงานทำงานอย่างมีประสิทธิผลในรูปแบบใหม่ ทั้งการจัดหาเครื่องมือ สอนวิธีใช้เครื่องมือให้เต็มศักยภาพ ปรับ mindset และเพิ่มทักษะที่จำเป็นใหม่ๆเข้าไป หลายครั้งองค์กรมักมองข้ามขั้นตอนนี้โดย assume เองว่า ทุกคนจะมีทักษะและปรับเปลี่ยนตัวเองได้โดยธรรมชาติ ซึ่งจากการวิจัยครั้งนี้ก็พบแล้วว่า การฝึกอบรมพนักงานเป็นหนึ่งในปัจจัยที่จะเพิ่ม productivity ในการทำงานแบบ remote ได้จริง
3) สร้าง Sense of Belonging ให้ทีมที่ทำงานระยะไกล
45% ของคนที่เพิ่งเริ่มทำงานที่บ้านมีปัญหาเรื่องความรู้สึกไม่เป็นส่วนหนึ่งของทีม แต่คนที่ทำงานที่บ้านมาระยะหนึ่งแล้ว ความรู้สึกนี้จะค่อยๆลดลงไป ทำให้พบปัญหานี้ในคนที่ทำงานที่บ้านมาก่อนหน้านี้แล้วเพียง 25% เท่านั้น แถมคนอีก 47% ยังระบุอีกด้วยว่า พวกเขารู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีมมากยิ่งกว่าเวลาที่เข้าทำงานที่ออฟฟิศอีก และได้ให้ข้อแนะนำให้บริษัทปรับนโยบายการทำงานและจัดหาเครื่องมือที่ช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ห่างไกลระหว่างพนักงานมาใช้มากขึ้น โดยเฉพาะสำหรับพนักงานใหม่ที่ยังขาดเครื่องมือต่างๆ และไม่รู้จะติดต่อใคร จึงจำเป็นต้องทำข้อมูลในการทำงานและติดต่อประสานงานให้ชัดเจนและเป็นระบบโดยใช้เทคโนโลยีเข้าช่วยในการทำงาน
4) บริหารงานแบบ Tight-Loose-Tight Approach
ก่อนที่จะแยกย้ายกันไปทำงานในส่วนของตัวเองโดยไม่ต้องคอยจับตาดู ดังนั้นการตกลงเกี่ยวกับความคาดหวัง ผลลัพธ์ และ productivity เป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง หลังจากนั้นจึงจะถึงเวลา empower พนักงานให้ทำงานที่บ้านเองได้และได้ผลลัพธ์ที่ทุกฝ่ายพอใจ สุดท้ายกลับมารายงานผลที่เกิดขึ้นอย่างจริงจังในท้ายที่สุด วิธีนี้ นอกจากพนักงานจะไม่โดนรบกวนจากการประชุมหรือการพูดคุยสั่งงานบ่อยๆแล้วยังได้อิสระในการคิดและใส่ความสามารถเต็มที่ในช่วงกลาง และได้พลังในการเป็นเจ้าของงานเต็มที่ ก่อนจะโชว์ผลงานอันน่าภูมิใจในตอนท้าย
5) ออกแบบ Ways of Work โดย Job-Centric
กำหนดวิธีทำงานตามเนื้องาน ไม่ใช่ทุกงานที่เหมาะทำงานที่บ้านตลอดเวลา Slack ได้สำรวจความเหมาะสมของงาน ในการทำงานที่บ้าน โดยแบ่งตามตำแหน่งงาน จะเห็นได้ว่าบางงานสามารถทำที่บ้านได้ง่ายดายกว่าอีกงานหนึ่ง ดังนั้นองค์กรควรดีไซน์รูปแบบการทำงานที่ปรับเปลี่ยนได้ตามหน้างาน มากกว่าการประกาศใช้นโยบายที่เหมือนกัน (One size fits all) ทั้งองค์กร โดย empower ทีมและพนักงานให้สามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานได้เองมากขึ้น นอกจากจะทำให้พนักงานโฟกัสกับงานได้เต็มศักยภาพ แล้วยังช่วยเติมพลังในการทำงานที่สามารถจัดการตัวเองได้เองมากขึ้นอีกด้วย
.
.
การเพิ่ม Productivity ในช่วง Work from Home เป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อนและเป็นหน้าที่ของพนักงานทุกคนที่จะต้อง redesign productive ways of working ในแบบของตัวเอง โดยมีองค์กรเป็น ecosystem ที่มีผู้บริหารคอยให้แนวทาง ฝ่ายต่างๆจัดหาเครื่องมือ (digital infrastructure) ในการทำงาน มีวัฒนธรรมองค์กรที่เปิดรับสิ่งใหม่ๆ และการสนับสนุนในด้านต่างๆของชีวิตการทำงานแก่พนักงานจากฝ่ายบุคคล นี่คือสิ่งสำคัญที่ต้องสร้างความเข้าใจตรงกัน
ขอบคุณข้อมูลจาก : Khon At Work
