ต้องไม่ลืมว่าในปี 2019 ญี่ปุ่นยังคงเป็นประเทศที่เข้ามาลงทุนโดยตรง (FDI) ในประเทศไทยสูงสุดเป็นอันดับที่ 2 ด้วยมูลค่าสูงถึง 79,265 ล้านบาท
คนไทยยังต้องเจรจาติดต่อหรือทำงานในองค์กรญี่ปุ่นที่อยู่ในเมืองไทยอีกเยอะ การเรียนรู้วิธีการสื่อสารทำงานแบบญี่ปุ่น จึงมีความสำคัญสู่ความสำเร็จร่วมกัน
และการสื่อสารคุยงานรูปแบบหนึ่งที่ปฏิบัติกันในทุกองค์กรญี่ปุ่น ทุกเพศทุกวัย และเป็นมาช้านานแล้ว! คือสิ่งที่เรียกว่า “โฮเรนโซ” (Ho-Ren-So)
คุณ Eitaro Kono ผู้บริหารใหญ่ IBM Japan และผู้เขียนหนังสือขายดีที่ได้รับการแปลมาเป็นภาษาไทยอย่าง เปลี่ยนวิธีทำงานแค่ 1% คุณก็จะแซงหน้าคน 99% ได้แล้ว ถึงกับกล่าวยกย่องให้โฮเรนโซเป็น “หัวใจหลัก” ในการทำงานเลยทีเดียว เขาไม่ได้มองว่ามันคือสไตล์การสื่อสาร แต่เป็นระบบการแก้ปัญหาเลยต่างหาก
Ho-Ren-So คืออะไร?
คือกฏเหล็กในการสื่อสารทำงานในองค์กรญี่ปุ่น ประกอบไปด้วย 3 ส่วน ดังนี้
- Ho 【報】
ย่อมาจากคำเต็มว่า Ho-ko-ku 【報告】 แปลว่า “การรายงาน”
วัฒนธรรมองค์กรญี่ปุ่นทำงานเป็นทีม ให้ความสำคัญกับการรายงานความคืบหน้ามากเว่อร์ (Up-to-date) พนักงานจะรายงานความคืบหน้าให้หัวหน้าและทีมทราบทุกวันเพื่อให้ทุกฝ่ายมีข้อมูลที่ถูกต้องตรงกัน ขณะเดียวกัน หัวหน้าจะได้เช็คไปในตัวว่าลูกน้องทำงานไปในทิศทางที่ถูกต้องหรือไม่
แล้วเราควรรายงานอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ?
เคล็ดลับหนึ่งที่เริ่มใช้กันสมัยบริษัทญี่ปุ่นบุกอเมริกา (จริงๆ คือได้รับอิทธิพลมาจากอเมริกา) คือ “5W1H” (Who, What, When, Where, Why, และ How) ซึ่งครอบคลุมตอบผู้รับสารให้เข้าใจได้ครบทุกประเด็น
คุณ Eitaro Kono ยังแนะนำว่า การรายงานให้แก่ทีม เราควรปรับ ‘คำ’ ให้สอดคล้องกับระดับความรู้หรือวัฒนธรรมของทีมด้วย
ตัวอย่างง่ายๆ เช่น คุณเขียนอีเมลเป็นภาษาอังกฤษระบุว่า ร้านค้าของลูกค้าตั้งอยู่ที่ “ชั้น 1” (ชั้นพื้นดิน)
คุณเรียนจบจากอเมริกามา คุณคุ้นเคยดีว่าชั้น 1 (พื้นดิน) ในภาษาอังกฤษแบบอเมริกันคือ “First floor”
แต่เพื่อนร่วมทีมส่วนใหญ่ที่เหลือของคุณจบจากอังกฤษมาทั้งหมด ซึ่งพวกเขาคุ้นเคยดีว่าชั้น 1 (พื้นดิน) เรียกว่า “Ground floor”
เมื่อคุณรู้แบบนี้ ก็ควรปรับคำให้สอดคล้องกับเพื่อนร่วมทีม และอาจวงเล็บเสริมไปด้วยว่า (street-level) เพื่อป้องกันความผิดพลาด เพื่อการสื่อสารที่ถูกต้องชัดเจนที่สุด
- Ren 【連】
ย่อมาจากคำว่า Ren-ra-ku 【連絡】 แปลว่า “ติดต่อ/แจ้งให้ทราบ”
แจ้งข้อมูลข่าวสารแก่หัวหน้าทีมและผู้เกี่ยวข้องให้รับรู้ หรือมีปัญหาอะไรที่กระทบเรื่องงานก็ให้แจ้งทันทีก่อนจะสายเกินไป
เช่น เริ่มรู้สึกเป็นไข้ อ่อนเพลีย ไม่รับรู้รสชาติอาหาร แม้อาการจะแค่อ่อนๆ ไม่รุนแรงแต่ให้รีบแจ้งเผื่อติดโควิด-19 ขึ้นมาจะได้รับมือทัน รวมถึงเรื่องยิบย่อยไม่ว่าจะ รถไฟขัดข้องจนมาประชุมไม่ทันแน่ๆ ก็ต้องรีบแจ้งคนในทีมล่วงหน้าเช่นกัน
คุณ Eitaro Kono ยังบอกเคล็ดลับว่า การแจ้งเพื่อ “อธิบาย” อะไรนั้นควรอธิบายเริ่มจาก “ใหญ่ไปหาเล็ก” ให้อีกฝ่ายเห็นภาพใหญ่ของเหตุการณ์ จากนั้นหยิบยกเฉพาะประเด็นสำคัญๆ มาพูด ก่อนปิดท้ายด้วยรายละเอียดลงลึก
เขาเปรียบเปรยว่าให้เริ่มจาก ป่า 🡺 ต้นไม้ 🡺 ใบ้ไม้
การแจ้งอะไรควรพูดให้ “มั่นใจ” หนักแน่นชัดเจนไปเลย
แทนที่จะพูด “คิดว่าน่าจะสาย” ให้เปลี่ยนเป็น “ไปสายแน่ๆ”
แทนที่จะพูด “สรุปงานภาพรวมมาได้ประมาณนี้” ให้เปลี่ยนเป็น “สรุปงานมาดีแล้ว”
นอกจากนี้ หากมีหลายประเด็นที่ต้องแจ้ง ควรพูดระบุก่อนว่ามีกี่ประเด็น เช่น รายงานความคืบหน้าโครงการมีอยู่ 3 ประเด็นด้วยกัน และแทนที่จะพูดว่า “ก่อนอื่น” ให้เปลี่ยนเป็น “อันดับแรก” จะให้ความรู้สึกเรียงลำดับตรรกะมากกว่า
- So 【相】
ย่อมาจากคำว่า So-dan 【相談】 ที่แปลว่า “ปรึกษา”
ก่อนตัดสินใจการใหญ่ควรไปปรึกษากับทีมก่อน เพราะญี่ปุ่นทำงานเป็นทีม จะมาบู่มบ่ามไม่ได้
ญี่ปุ่นโอเคกับการปรึกษาเป็น ‘กลุ่ม’ หลายคน มองว่าเราทำงานเป็นทีมยิ่งต้องช่วยเหลือกัน ประเด็นนี้จะเกิดบ่อยมากกับพนักงานเข้าใหม่ที่อยู่รุ่นเดียวกันและไปปรึกษารุ่นพี่(เซมไป)ที่ทำงาน โบนัสที่ได้จากการเปิดใจบอกปัญหาให้ทีมรับฟังยังช่วย “กระชับความสัมพันธ์” ให้แน่นแฟ้นขึ้นได้
การความแตกต่าง(หรือไม่รู้)ของวัฒนธรรมก็สร้างความเข้าใจผิดได้ ผู้บริหารญี่ปุ่นที่คุมลูกน้องชาวอเมริกันเคยเข้าใจผิดว่าพนักงานคนนี้ไม่ให้ความร่วมมือ เนื่องจากมักลุยเดี่ยว เหมือนมีปัญหาส่วนตัว แลดูทำงานไม่เข้าพวก เพราะมีอะไรไม่ยอมมาเปิดใจปรึกษา แต่เลือกที่จะเก็บไว้กับตัวและหาทางแก้ไขเอง (ทั้งที่จริงๆ ไม่มีอะไรเลย)
นอกจากนี้ คุณ Sasaki Keiichi นักโฆษณาแถวหน้าของญี่ปุ่น และผู้เขียนหนังสือชื่อดังอย่าง แค่ใช้คำให้ฉลาด ก็เพิ่มโอกาสจาก 0 เป็น 100 ยังแนะนำเคล็ดเล็กๆน้อยๆ ในการปรึกษาว่า ก่อนจะนัดแนะปรึกษาใครได้ เราต้องได้รับความสนใจจากเค้าก่อน
แทนที่จะพูดว่า “พอมีเวลาว่างสักครู่ไหมครับ” ให้เปลี่ยนเป็น “ผมขอเวลาแค่ 2 นาทีครึ่งนะครับนาย”
การบอกเวลาเป็นตัวเลข ทำให้อีกฝ่ายแบ่งเวลามาให้เราได้ชัดเจน
และการเพิ่ม ‘ครึ่ง’ เข้าไป ช่วยเพิ่มความละเอียด อีกฝ่ายมีแนวโน้มเห็นใจและมอบเวลาให้ (‘ครึ่งนาที’ ก็มีความหมาย!)
เพื่อประสิทธิภาพสูงสุด คนขอคำปรึกษาควรเตรียมแนวทางแก้ปัญหาคร่าวๆ ของตัวเองไปด้วย…ไม่ใช่ไปตัวเปล่า แน่นอนว่ามันคงเป็นแผนการแบบหยาบๆ ยังมีจุดตำหนิ(ถ้ารู้คงไม่มาปรึกษาแต่แรก) แต่ก็ช่วยให้อีกฝ่ายเห็นภาพรวมของสถานการณ์มากขึ้น วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาทั้งสองฝ่าย
Ho-Ren-So ก็เหมือนกับที่คุณ Eitaro Kono บอก มันอาจไม่ใช่แค่วิธีการสื่อสาร แต่เป็น “ระบบการแก้ปัญหา” ต่างหาก เมื่อทุกฝ่ายทำอย่างพร้อมเพรียงจนเป็นปกติ แถมยังหล่อหลอมสปิริตความเป็นทีมไปในตัว
.
.
ทำ “แบบประเมินอาชีพ” จาก CareerVisa เพื่อค้นหาสายอาชีพที่ชอบ ไม่แน่นะ คุณอาจเหมาะกับทำ Ho-Ren-So สุโก้ย! ในแบบซาลารี่แมนญี่ปุ่นก็เป็นได้! >>> https://www.careervisaassessment.com/five-shades-assessment-th/
อ้างอิง
- หนังสือ เปลี่ยนวิธีทำงานแค่ 1% คุณก็จะแซงหน้าคน 99% ได้แล้ว โดย Eitaro Kono
- หนังสือ แค่ใช้คำให้ฉลาด ก็เพิ่มโอกาสจาก 0 เป็น 100 โดย Sasaki Keiichi
- https://www.bot.or.th/App/BTWS_STAT/statistics
- https://workinjapan.today/work/japanese-business-philosophy-horenso/
- https://manabink.com
- https://th.hrnote.asia
- https://japanintercultural.com
