วันนี้ CareerVisa ขออาสาพาเราไปจัดระเบียบชีวิตของเราใหม่ต้อนรับสู่ปี 2023 ให้เป็นคนใหม่ ใจพร้อมรับกับสิ่งใหม่ๆ ให้ชีวิตไปได้ไกลกว่าเดิมจากเคล็ด (ไม่) ลับเหล่าคนดังเกือบ 300 คน ในโพสต์นี้ได้เลย!
- พลังแห่ง 1,440
เป็นตัวเลขเตือนใจว่าใน 1 วัน มีแค่ 1,440 นาที หากใครจะขอเวลาเราสัก 1 นาที หรือ 5 นาที ถ้าหลาย ๆ คน หลาย ๆ ครั้งเข้าก็เสียเวลาไปเยอะทีเดียว เวลา 1 นาทีแม้จะสั้นแต่ก็สามารถใช้ทำอะไรที่มีประโยชน์ได้ เช่น แพลงก์ นั่งสมาธิ ชงชา จงใช้เวลาแต่ละนาทีไปกับสิ่งสำคัญของเรา - พลังของการจัดลำดับความสำคัญ
เป้าหมายที่ดีต้องกำหนดให้ชัดเจนและวัดได้ กำหนดภารกิจที่สำคัญที่สุดเพื่อจะบรรลุเป้าหมาย แล้วทำให้มันอยู่ในกำหนดการ ใช้เวลาที่เรามีสมาธิจดจ่อได้ดีที่สุดของวันไปกับสิ่งนี้ (สำหรับคนส่วนใหญ่ มักเป็น 2 ชั่วโมงแรกหลังตื่นนอน) ก่อนจะไปทำสิ่งอื่น - เลิกทำ To – Do – List
ปัญหาของทำ To – Do – List คือ เราอยากขีดฆ่ารายการออกให้มากที่สุด ทำให้เราเลือกทำสิ่งที่ง่าย เสร็จไว หรือเลือกทำสิ่งที่ด่วนที่สุดก่อน แต่ไม่ใช่สิ่งที่สำคัญที่สุด แน่นอนว่าเวลาเราเห็น To – Do – List ที่ยาวเหยียด เราจะรู้สึกเครียดกับสิ่งที่เราต้องทำ ซึ่งวิธีการแก้ไข คือ ให้เราใช้ Calendar หรือ ปฏิทินมาช่วยวางแผนชีวิต เช่น กำหนดเวลาของแต่ละสิ่งที่ต้องทำแต่ละอย่างไว้ล่วงหน้า เวลางานอดิเรก เวลาสำหรับครอบครัว เวลาหาความรู้ใหม่ๆ ให้เป็นดูลำดับและทำตามได้ง่ายขึ้นโดยที่เราไม่ต้องกดดันตัวเองเลย - กำจัดนิสัยผัดวันประกันพรุ่ง
เราต้องหาวิธีห้ามใจ บังคับตัวเอง ไม่ว่าจะเป็นการหาแรงจูงใจ การกำหนดรางวัลเมื่อประสบความสำเร็จหรือการลงโทษเราล้มเหลว จะทำให้เรามีแรงขับเคลื่อนภายในตัวเองให้อยากเป็นตัวในแบบที่อยากเป็น ที่สำคัญวางแผนและทำให้ได้ดี ไม่จำเป็นต้องสมบูรณ์แบบก็มีกำลังใจแต่ตั้งแต่เริ่มต้นแล้วละนะ - เลิกงานตอน 17.00 น. โดยไม่รู้สึกผิด
ยอมรับว่างานไม่มีวันหมด มีสิ่งที่ต้องทำเพิ่มขึ้นอยู่เสมอ และมากกว่าสิ่งที่ทำให้เสร็จได้อยู่เสมอ เราไม่สามารถเป็นทุกอย่างให้กับทุกคนได้ การพยายามทำทุกอย่างให้สมบูรณ์แบบ ทำให้เราใช้เวลากับมันมากเกินไป จนกินเวลาที่ควรจะใช้กับสิ่งสำคัญอื่น ๆ ในชีวิต - เครื่องมือลับในการทำงานให้ลุล่วงของริชาร์ด แบรนสัน
ริชาร์ด แบรนสัน ผู้ก่อตั้ง Virgin Group มีนิสัยพกสมุดบันทึกเล่มเล็กเพื่อให้พร้อมจดสิ่งต่าง ๆ เสมอ ลองพกสมุด เขียนทุกอย่างและอะไรก็ตามที่ไม่อยากลืม เช่น ไอเดีย บันทึกการประชุม การคุยโทรศัพท์ จดวันที่ เป้าหมายสำคัญ สิ่งที่ต้องปฏิบัติ ขั้นตอนถัดไป แล้วย้ายลงปฏิทิน เมื่อจดเต็มแล้วนำสมุดไปเรียงเก็บไว้บนชั้นให้ง่ายต่อการค้นหาในภายหลัง - จัดการกับอีเมล์อย่าง Pro ด้วยระบบ 321 ศูนย์
จัดการอีเมล์แค่วันละ 3 ครั้ง ตั้งเวลา 21 นาที ใช้สมาธิจดจ่อ ตอบข้อความแบบสั้นกระชับเพื่อทำให้กล่องข้อความเป็นศูนย์ภายในเวลาที่ตั้งไว้ อาจจะทำ folder “อีเมล์ที่จะตอบภายหลัง” เพื่อโยนเข้าไปก่อน และอย่าลืมใส่ในปฏิทินว่าจะกลับมาจัดการตอนไหน ส่วนอีเมล์ที่อ่านแล้วยังไม่กล้าลบ ก็ใส่ไว้ใน folder “อีเมล์เก่า” - วิธีประชุมแบบ Google, Apple และ Virgin
หลีกเลี่ยงการจัดประชุมที่ยาวนานและมีคนเข้าร่วมเกินความจำเป็น ห้ามใช้ smart phone ระหว่างประชุม Google จำกัดจำนวนผู้เข้าประชุมไว้ที่ 10 คน แบ่งเวลาออกเป็นการประชุมสั้น ๆ ครั้งละ 5-10 นาที Virgin ก็ประชุมสั้น ๆ เช่นกัน Apple ใช้วิธีเดินประชุมเพื่อให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ได้ดีขึ้นและตัดสินใจได้เร็วกว่า ส่วน Facebook กำหนดวันพุธเป็นวันงดประชุม - คำเล็ก ๆ 1 คำที่ทำให้ความสำเร็จทวีคูณ
เราต้องหัดเลือกปฏิเสธคำขอบ้าง ก่อนที่เราจะแบกไม่ไหว อย่าลืมว่าเวลาเรามีจำกัด เพราะถึงเวลาจริงก็อาจจะมีสิ่งที่สำคัญหรือด่วนกว่าโผล่ขึ้นมาให้เราจัดการ ดังนั้นการปฏิเสธสิ่งที่ไม่ส่งเสริมเป้าหมายปัจจุบันของเรา จะช่วยให้เรามีเวลามากขึ้น - หลักการของพาเรโตอันทรงพลัง
แนวคิดเรื่องความไม่สมดุลระหว่างการกระทำกับผลลัพธ์ของพาเรโต ที่เรียกว่าหลักการ 80/20 ให้สำรวจดูการกระทำ 20% ที่สำคัญ ซึ่งส่งผลต่อ 80% ของผลลัพธ์ทั้งหมด เช่น การอ่านหนังสือเฉพาะย่อหน้าแรก ย่อหน้าสุดท้าย และประโยคแรกของย่อหน้าที่เหลือ จะทำให้เราเข้าใจเนื้อหา 80% ของทั้งหมดได้ เพื่อให้ทำน้อยแต่ได้มาก เน้นไปส่วนที่สำคัญ ไม่เสียเวลาและเครียดน้อยลง - 3 คำถามจากฮาร์วาร์ด
3 คำที่จะช่วยให้ประหยัดเวลาได้ คือ เลิก มอบหมาย หรือ คิดใหม่ ให้ลองจดภารกิจต่าง ๆ ออกมาพิจารณาว่า อะไรที่ไม่ได้สำคัญที่เราจะเลิกทำได้บ้าง อะไรที่สามารถมอบหมายหรือว่าจ้างให้คนอื่นทำแทนได้เพื่อให้เราเอาเวลาไปทำอย่างอื่นที่ได้เงินมากกว่า และสิ่งที่เรายังทำเองนั้น มีวิธีอะไรที่จะประหยัดเวลากว่าเดิม - ทำไมผู้ก่อตั้งทวิตเตอร์จึงกำหนดหัวข้อสำหรับแต่ละวันของเขา
แจ็ก ดอร์ซีย์ กำหนดหัวข้อที่จะโฟกัสแต่ละวันในหนึ่งสัปดาห์ เช่น เรื่องบริหาร เรื่องผลิตภัณฑ์ เรื่องการตลาด ช่วยให้บริษัทมีผลงานได้ต่อเนื่อง แดน ซัลลิแวน แนะนำให้แบ่งประเภทเป็น วันลุย วันทำเรื่องจุกจิก และวันพักผ่อน ไว้ในสัปดาห์อุดมคติ หากจะลาพักผ่อนควรกำหนดวันทำเรื่องจุกจิกไว้หัวท้ายด้วย เพื่อจะได้มีเวลาจัดแจงสิ่งต่าง ๆ ให้พร้อม - อย่าเริ่มลงมือทำเลย! (จนกว่าคุณจะพร้อม)
ในการจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ เช่น กองจดหมาย ใบแจ้งหนี้ ให้ถือคติว่า แตะมันครั้งเดียวพอ เมื่อพร้อมค่อยดูและจัดการทันที เพื่อไม่ให้เสียเวลาหยิบมาพิจารณาซ้ำ ๆ สิ่งที่ต้องทำก็กำหนดลงปฏิทิน - เปลี่ยนกิจกรรมยามเช้า เปลี่ยนชีวิต
หากเราลองสังเกตคนที่ประสบความสำเร็จดูจะเห็นว่าคนเหล่านั้นมักจะใช้เวลายามเช้าไว้ทำกิจวัตรที่เสริมพลังให้กับร่างกายและจิตใจ ซึ่งทำให้เวลาที่เหลือของวันจะ Productive Day ได้ด้วยเช่นกันนะ กิจกรรมที่เราแนะนำให้ทำตาม เช่น สวดมนต์ ทำสมาธิ ออกกำลังกาย คิดทบทวนเป้าหมายชีวิต อ่านหนังสือพัฒนาตนเอง เขียนบันทึกประจำวัน - พลังงานคือทุกสิ่ง
การทำสิ่งต่าง ๆ เสร็จได้เร็วหรือช้านั้น ขึ้นอยู่กับระดับพลังงานและสมาธิของเรา การรักษาระดับพลังงานให้สูง จำเป็นต้องพักผ่อนให้เพียงพอ ออกกำลังกาย ดื่มน้ำมาก ๆ ทานอาหารที่มีประโยชน์ การกำหนดเวลาทำงานสลับกับการพักสั้น ๆ ตามหลักการโพโมโดโร ทำให้งานมีประสิทธิภาพมากกว่าทำต่อเนื่องนาน ๆ
การบริหารเวลาที่ดีจะทำให้เราใช้ 24 ชั่วโมงได้อย่างคุ้มค่ายิ่งกว่าเดิม ลองนำเคล็ดลับของคนประสบความสำเร็จ 15 ข้อนี้ไปปรับใช้ เราจะได้มีเวลาเพิ่มสำหรับทำสิ่งที่สำคัญจริง ๆ ในทุกวันของชีวิตเป็นของขวัญให้กับตัวเองต้อนรับปีใหม่ 2023
Happy New Year & Happy Holiday!
