ได้โอกาสขึ้นเป็นหัวหน้าทั้งทีมีอะไรต้องทำอะไรหลายอย่าง ทั้งแก้ปัญหาในทีม และตัดสินใจเรื่องสำคัญ สิ่งหนึ่งที่ขาดไม่ได้คือการประชุมตัวต่อตัวกับลูกทีม ที่เรียกว่า 1 on 1 Feedback นั่นเอง
หลายคนได้ยินมาแล้วว่าต้องทำสิ่งนี้ แต่ว่าที่จริงมันคืออะไร ในบทความนี้ CareerVisa จะมาอธิบายให้ฟังถึงวิธีการทำ 1 on 1 Feedback ที่ดีพร้อมทั้ง ขั้นตอนการเตรียมตัวสำหรับหัวหน้าทีมให้ทำตามกันได้เลย
1 on 1 Feedback คืออะไร?
การทำ 1 on 1 Feedback คือการประชุมระหว่างน้องในทีมและหัวหน้าแบบตัวต่อตัว ที่จะช่วยให้ตัวเราเองรู้จักสมาชิกในทีมมากขึ้น ปรับความเข้าใจ ติดตามความคืบหน้าและช่วยให้น้องๆ ในทีมทุกคนพร้อมทำงาน โดยปกติแล้วจะจัดครั้งละประมาร 10-30 นาที ต่อสัปดาห์ ต่อคน โดยเลือกเวลาต่างกันไปตามความสะดวก
1 on 1 Feedback ช่วยอะไรบ้าง
จากการสำรวจของ Gallup การพูดคุยกันอย่างลึกซึ้งเป็นประจำทุกสัปดาห์เป็นหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดสำหรับหัวหน้าในการเพิ่มความผูกพันของพนักงานกับองค์กร เพราะการคุยแบบตัวต่อตัวช่วยให้คนทำงานเล่าสิ่งที่โดยปกติอาจไม่สามารถเล่าออกมาในที่ประชุมได้ และบรรยากาศที่ผ่อนคลายกว่าช่วยให้เกิดความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นต่อทั้งหัวหน้าและคนทำงาน
แต่หัวหน้าหลายคนยังทำได้ไม่ดี
อย่างไรก็ตาม หัวหน้าหลายคนทั้งใหม่และเก่ายังไม่มีวิธีการที่ชัดเจนในการประชุมแบบนี้ ส่งผลให้พลาดโอกาสสำคัญในการสื่อสารและทำให้การประชุมไม่มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะการพูโคุยฟีดแบค ที่อาจทำให้การคุยกัน 1 on 1 นั้นกลายเป็นสงครามขนาดย่อมไปได้ แถมยังไม่ได้แก้ปัญหาในทีมอีกด้วย
ดังนั้น เพื่อหลีกเลี่ยงความผิดพลาดนี้ ต่อไปนี้คือหลักการสำคัญที่จะช่วยให้คุณเตรียมตัว จัดการ และเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมแบบหนึ่งต่อหนึ่งให้ได้ผลสูงสุด โดยขอแบ่งออกเป็น 3 ส่วน ดังนี้ คือ
- เตรียมตัวก่อนการประชุม
- ระหว่างประชุม
- หลังประชุม
1. เตรียมตัวก่อนการประชุม
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังเตรียมการประชุมประจำสัปดาห์กับ น้อง A ที่เพิ่งเข้ามาทำงานใหม่ หนึ่งในสมาชิกทีมของคุณ ต่อไปนี้คือขั้นตอนการเตรียมตัวที่แนะนำ:
1.1) กำหนดเวลาให้เหมาะสม
เลือกเวลาที่เหมาะสมกับตารางงานของน้อง A หลีกเลี่ยงช่วงเวลาที่ยุ่งหรือเหนื่อย เช่น หลังการประชุมใหญ่ ควรเลือกช่วงที่ทั้งคู่มีพลังและพร้อมคุยอย่างมีโฟกัส โดยเวลาที่เหมาะสมในการประชุม 1 on 1 Feedback
ช่วงเวลาที่เหมาะสม : ช่วงเย็นหลังส่งงานจบและรีแลกซ์แล้ว , วันที่งานค่อนข้างสบาย, ช่วงเวลาที่ไม่เครียดมาก, คุยสั้นๆ ก่อนเริ่มงาน
ช่วงเวลาที่ไม่เหมาะ : ก่อนออกไปเจอลูกค้า , หลังประชุมใหญ่ , หลังทำงานมากหนักทั้งวัน , คุยทันทีหลังงานมีปัญหา
1.2) ตั้งวาระการประชุม (Agenda)
ก่อนเริ่มประชุม 1 on 1 ตัวเราในฐานะหัวหน้าจะต้องมีเป้าหมายในใจมาก่อนว่าต้องการอะไรแล้วค่อยวางโครงสร้างการประชุมที่ชัดเจน เพื่อตอบโจทย์เป้าหมายนั้น เช่น
A. พูดคุยทั่วไป: เพื่อสร้างความสัมพันธ์ อัปเดทความสุขโดยรวมทั่วไป
B. ติดตามงานสำคัญ: ตรวจสอบความคืบหน้าและเป้าหมาย
C. แลกเปลี่ยนข้อเสนอแนะ: เปิดโอกาสให้พูดคุยสองทาง
D. สรุปงานที่ต้องทำต่อไป: ตกลงหน้าที่และเป้าหมายสำหรับครั้งถัดไป
เนื่องจากการคุย 1 on 1 Feedback มีเวลาพูดคุยค่อนข้างสั้น หากว่าเลือกเป้าหมายมากเกินไปอาจทำให้คุยไม่ทัน ดังนั้นหัวหน้าควรเลือก Agenda ในใจมาอย่างชัดเจนตั้งแต่ต้นว่าต้องการพูดคุยเรื่องอะไร แต่ถ้าไม่ได้มีเรื่องอะไรเป็นพิเศษก็ใช้ การคุยอัปเดทและให้ฟีดแบคตามมาตรฐานทั่วไป ก็ได้เช่นกัน
1.3) ทบทวนและเตรียมข้อมูล
ขั้นตอนสุดท้ายก่อนการประชุม คือการเตรียม Script ทบทวน Note จากครั้งก่อนเพื่อเตรียมคำถามหรือหัวข้อที่จะติดตามผล การเตรียมตัวล่วงหน้านี้ช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเฉพาะหัวหน้ามือใหม่ควรมี Agenda, Script ที่จะพูดกับน้องไว้คร่าวๆ เพื่อไม่ให้หน้างานจริงเกิดอาการสับสนจนออกนอกเรื่องไปไกล
2.ระหว่างการประชุม
เมื่อถึงเวลาประชุมแล้ว เป้าหมายของคุณคือการสื่อสารอย่างชัดเจน ตั้งคำถามที่กระตุ้นความคิด และเป็นผู้ฟังที่ใส่ใจ เน้นย้ำ “ฟังอย่างใส่ใจ”
2.1) เริ่มต้นด้วยการทักทายสร้างความสัมพันธ์ (ชมเปิดหัวก่อน)
เริ่มต้นด้วยการสนทนาเชิงบวก เช่น ชื่นชมงานที่น้อง A ทำได้ดี หรือพูดคุยเรื่องเบา ๆ เช่น กิจกรรมในวันหยุดที่ผ่านมา เพื่อสร้างบรรยากาศที่เปิดใจ
2.2) ติดตามงานสำคัญ
พูดคุยถึงความคืบหน้าในงานที่มอบหมาย พร้อมให้คำแนะนำหรือช่วยแก้ไขปัญหา และจด Next Step ของแต่ละเรื่องเอาไว้
2.3) การให้ข้อเสนอแนะ (Feedback)
ถึงเวลาที่ต้องให้ Feedback กันแล้ว ซึ่งแบ่งเป็น 2 ด้านคือ น้องฟีดแบคพี่ และ พี่ฟีดแบคน้อง
- น้องฟีดแบคพี่ : ในฐานะหัวหน้า เราจำเป็นต้องเปิดใจถามไปตรงๆ เลย เช่น “น้องคิดว่าพี่มีอะไรที่ควรปรับปรุงเพื่อเป็นหัวหน้าที่ดีขึ้นไหม” แล้วหยุดตั้งใจฟังอย่างเดียว ไม่ต้องโต้ตอบใดๆ ทั้งสิ้นแล้วกลับมาพิจารณาอีกครั้งว่า คำแนะนำไหนที่ควรปรับตามได้หรือคำแนะนำไหนที่ไม่สามารถทำตามได้
- พี่ฟีดแบคน้อง : ตัวเราเองฟีดแบคกลับ โดยมีเทคนิคคือ เน้นการพูดถึงพฤติกรรมหรือปัญหาในงาน ไม่ใช่ที่ตัวบุคคล เช่น แทนที่จะพูดว่า “คุณไม่รับผิดชอบ” ให้พูดว่า “คุณมาสายสองครั้งในสัปดาห์นี้ ซึ่งอาจส่งผลต่อความเชื่อมั่นของลูกค้า” และเสนอแนวทางแก้ไขอย่างชัดเจน ซึ่งสามารถใช้หลักการ Constructive Feedback ที่เรียกว่า SBI Model ได้เช่นกัน
2.4) สรุปและยืนยันความเข้าใจร่วมกัน
ก่อนจบการประชุม สรุปประเด็นสำคัญและให้ A และย้ำสิ่งที่ต้องทำต่อจากนี้ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดในความเข้าใจ เขียน Next Step ร่วมกันคร่าวๆ ก่อนปิดประชุมว่าต่างคนต่างต้องไปทำอะไรกันต่อ
3.หลังการประชุม
การติดตามงานและไตร่ตรองหลังการประชุมก็สำคัญไม่แพ้ตัวการประชุมเช่นกัน สามารถทำได้ดังนี้
3.1) ส่งอีเมลติดตาม
สรุปประเด็นสำคัญและหน้าที่ทีทั้งตัวเราในฐานะหัวหน้า และ A ต้องรับผิดชอบ เพื่อช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นร่วมกัน
3.2) ทบทวนสิ่งที่ได้เรียนรู้ร่วมกัน
ใช้เวลาทบทวนสิ่งที่ได้เรียนรู้จาก A เช่น รูปแบบการสื่อสารหรือเป้าหมายในงาน เพื่อปรับปรุงการบริหารในอนาคตว่าเรามีข้อตกลงร่วมกันอย่างไร ทั้งหมดนี้เก็บไว้คุยใน 1 on 1 Feedback รอบถัดไปก็ได้เช่นกัน
4. ตัวอย่างความสำเร็จขององค์กรที่ระดับโลก
หลายองค์กรที่นำระบบ 1 on 1 Feedback มาใช้ในการบริหารทีมงาน พบว่าสามารถสร้างผลลัพธ์ที่โดดเด่นในด้านความสัมพันธ์ระหว่างหัวหน้าและพนักงาน ตลอดจนประสิทธิภาพของทีมโดยรวม ตัวอย่างที่น่าสนใจมีดังนี้:
4.1. Google: การสร้างวัฒนธรรมของการสื่อสารแบบเปิดใจ
Google เป็นหนึ่งในองค์กรที่ใช้เพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน โดยหัวหน้าในทีมถูกฝึกให้ใช้เวลาประชุมตัวต่อตัวเป็นประจำเพื่อรับฟังความคิดเห็น สร้างความไว้วางใจ และช่วยแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่จะบานปลาย นอกจากนี้ Google ยังใช้ข้อมูลจากการประชุมเพื่อพัฒนากลยุทธ์การบริหารที่ตอบโจทย์ความต้องการของพนักงาน
ผลลัพธ์: Google รายงานว่าความพึงพอใจของพนักงานเพิ่มขึ้นกว่า 30% ในทีมที่จัด 1 on 1 Feedback อย่างต่อเนื่อง
4.2. Microsoft: การพัฒนาและเรียนรู้ร่วมกัน
Microsoft ใช้เพื่อสนับสนุนวัฒนธรรมแห่งการเรียนรู้และพัฒนา โดยมุ่งเน้นการให้ฟีดแบคที่เน้นการสร้างสรรค์ และสนับสนุนพนักงานให้เรียนรู้จากความผิดพลาดผ่านการประชุมตัวต่อตัว
ผลลัพธ์:
- พนักงานแสดงความมั่นใจในบทบาทของตนมากขึ้นถึง 40%
- อัตราการลาออกในทีมที่ใช้ระบบนี้ลดลงกว่า 15%
4.3. Shopify: การเพิ่มความผูกพันและแรงจูงใจในงาน
Shopify ใช้เป็นเครื่องมือในการกระตุ้นแรงจูงใจและความผูกพันของพนักงาน โดยจัดประชุมเพื่อปรึกษาเป้าหมายการพัฒนาในอาชีพ และหาทางออกให้ปัญหาที่พนักงานเผชิญในงาน
ผลลัพธ์: Shopify พบว่าพนักงานมีคะแนน Employee Engagement Score สูงกว่าค่าเฉลี่ยของอุตสาหกรรมถึง 20%
การนำตัวอย่างเหล่านี้มาประยุกต์ใช้ในองค์กรสามารถช่วยให้หัวหน้าทีมเห็นภาพว่า 1 on 1 Feedback ไม่ได้เป็นเพียง “กิจกรรม” แต่เป็น “กลยุทธ์” ที่ช่วยพัฒนาทั้งบุคลากรและองค์กรไปพร้อมกัน
สรุป
1 on 1 Feedback เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้หัวหน้ามือใหม่สร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้น ยกระดับขวัญกำลังใจ และขับเคลื่อนทีมไปสู่ความสำเร็จ อย่ามองว่าเป็นเพียง “การประชุม” แต่ให้ใช้โอกาสนี้เพื่อเข้าใจสมาชิกในทีมอย่างลึกซึ้ง และช่วยให้พวกเขาก้าวไปสู่ศักยภาพสูงสุดของตนเอง
.
อ้างอิงจาก : HBR.org
